IT経営のススメ その11 業務ソフト導入の利点

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パソコンのトラブル解決なら岡山で1番の会社を経営していたIT経営コンサルタントの川上です。

IT経営のススメ その7 業務ソフトの活用』で書ききれなかった、業務ソフトの導入の部分について少しだけフォローしておきます。

パッケージソフト(市販の業務ソフト)の導入には

  • 多くの会社で利用されている業務ノウハウが手軽に手に入る
  • 安くて早く導入できる
  • OSや法令変更への対応が手軽にできる

と言ったメリットがあります。

もちろん、細かいところに融通が利かず『痒いところに手が届かない』場合があったり、自社の業務フローをソフトに合わせるため慣れるまでに時間が必要だったり、オーダーメイドに比べれば安いとは言えそれなりの値段がしたりと、いくつかのデメリットもあります。
融通が利かない部分が我慢できる内容なのか、自社のコアな業務にかかわる部分なのかで、他社の業務ソフトで対応できるのか、オーダーメイドでのソフト開発を行う必要があるのかの検討理由となります。

パッケージソフト(市販の業務ソフト)を使ってみて、使い勝手がうまく馴染めない場合、うちの会社(業界)は特殊だから、と言われる経営者さんは少なくありません。
しかし、実際に、本当に特殊な会社や業界と言うのはそんなに多くありません。
本当に業界自体が特殊な場合、たいていはその業界に特化したソフトが販売されています。(建設業向け○○とか介護業向け○○とかですね)

ほとんどの業務ソフトには体験版や試用期間がありますので、まずは複数のソフトを試してみて、自社の業務フローや使い勝手にあったものを探してみるのがお勧めです。
特に使い勝手(ユーザーインターフェースとかヒューマンインターフェースと呼ばれる)の部分は、同じソフトであっても使う人の好みや感性で良い悪いが大きく異なります。機能的には大差ないのにです。

実際に導入するかどうかは別にしても、市販の業務ソフトで想定されている業務フローと自社の業務フローを比較(専門用語で「ベンチマーキング」と言います)することで、業務の見直しや改善につながる場合もありますので、体験版を積極的に試してみることはお勧めです。
『忙しくてそんなヒマないよ』と言う場合は、ITベンダーやITコンサルタントなどに相談して自社にあったお勧めを選んでもらうのも1つの手です。
ただし、ITベンダーやITコンサルタントに相談する場合でも、あらかじめ必要な機能や予算などはある程度決めておき、使い勝手については、感性の部分なので多少は仕方ないと割り切っておくことが大切です。

また、業務ソフトに限りませんが、製品には製品寿命と呼ばれるものがあります。
業務ソフトであれば、動作するパソコンやOSが新しくなることでソフトが動かなくなったり、法令の変更や取引先からの条件の変更で内容を修正したり対応したものに買い替えなければならなかったりと、物理的あるいは環境的要因によって製品が使えなくなる時期が必ず来ます。
状況や製品によってその年数は異なりますし、仮想化技術などの活用でシステムを延命させたりすることも可能になりましたが、いずれにしても導入したままの状態で永遠に利用し続けることは不可能です。
これはパッケージソフト(市販の業務ソフト)でもオーダーメイドのソフトやシステムでも同様です。

そのため、業務ソフトを導入する際は、バージョンアップなり買い替えなり、次回のシステム更新を見据えた費用対効果を意識して検討する必要があります。